TALITHA jest administratorem danych odwiedzających stronę, osób kontaktujących się i danych potrzebnych do prowadzenia konta oraz relacji z Klientem. Dla powierzonych danych kierowców, pracowników, przejazdów i floty administratorem pozostaje Klient albo podmiot, w imieniu którego Klient działa; TALITHA działa jako podmiot przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający na udokumentowane polecenie.
Publiczna strona, poradnik i syntetyczne demo działają bez konta, analityki i trackerów reklamowych; demo nie uruchamia sesji aplikacyjnej. Chroniony dostęp testowy ma bazę i pozwala zapisywać syntetyczne dane operacyjne. Nie wolno wprowadzać tam rzeczywistych ewidencji klientów, pracowników ani przejazdów. Poczta kontaktowa jest już aktywna. Poniższa informacja obejmuje aktualne dane kontaktowe i techniczne niezależnie od przyszłego uruchomienia sprzedaży.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych konta, kontaktu, umowy, rozliczeń, bezpieczeństwa i korespondencji jest TALITHA Piotr Szczerbowski, ul. Kościelecka 12, 32-600 Oświęcim, Polska, wpis do CEIDG, NIP 5492104876, REGON 121187430.
Pytania i żądania dotyczące prywatności można wysłać na [email protected] albo na adres siedziby. Nie wyznaczono inspektora ochrony danych; kontakt jest obsługiwany bezpośrednio przez administratora.
2. Role stron dla danych Organizacji
Klient jest administratorem danych swojej Organizacji albo działa na polecenie innego administratora, np. jako biuro rachunkowe. Przed powierzeniem musi mieć odpowiednie umocowanie, w tym do dalszego powierzenia. Cel i podstawę ewidencji, zwrotu kosztów, zarządzania flotą i ewentualnej lokalizacji lub głosu określa właściwy administrator.
TALITHA przetwarza te dane jako procesor wyłącznie w celu utrzymania KilometrIQ, wykonania funkcji zleconych przez uprawnionego Użytkownika, bezpieczeństwa, kopii zapasowych i obsługi incydentów. Szczegóły zawiera Umowa powierzenia.
Osoba będąca kierowcą lub pracownikiem może zwrócić się do pracodawcy lub innego właściwego administratora. Jeżeli zgłoszenie trafi do TALITHA, pomożemy ustalić właściwego adresata i przekażemy je bez zbędnej zwłoki, z ochroną danych. Prawa dotyczące własnego konta i korespondencji TALITHA obsługuje w swojej roli administratora. Dane operacyjne nie służą naszej reklamie ani trenowaniu własnego modelu AI.
3. Kategorie danych i źródła
- Konto i kontakt: imię i nazwisko, adres e-mail, status weryfikacji, zabezpieczenia konta, role, członkostwa i korespondencja.
- Dane firmy: nazwa Organizacji, dane rejestrowe, plan, uprawnienia, stan płatności i referencje dokumentów sprzedaży — po aktywacji tych modułów.
- Flota i przejazdy: pojazd, numer rejestracyjny, VIN jeśli podany, kierowca, przypisania, daty, cele, miejsca, odcinki, dystanse, liczniki, stawki, okresy, zatwierdzenia, korekty i raporty.
- Dane podwyższonego ryzyka: dokładne adresy i współrzędne, nagrania głosowe, importowane pliki, prywatne raporty oraz informacje pozwalające odtworzyć aktywność pracownika — tylko po włączeniu właściwej funkcji.
- Dane techniczne i bezpieczeństwa: czas operacji, identyfikatory żądań, zdarzenia audytowe, adres IP w niezbędnym zakresie logów ochronnych, informacje o sesji i błędach bez pełnych tras, tokenów, transcriptów lub raportów.
- Źródłem są Użytkownik, reprezentowany Klient, zaproszony członek Organizacji oraz aktywny provider wykonujący zleconą operację. Dane nie są kupowane od brokerów marketingowych.
4. Cele i podstawy prawne TALITHA jako administratora
- Zawarcie i wykonanie umowy z osobą fizyczną będącą stroną, a także podjęte na jej żądanie działania przed umową — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym do tych celów.
- Kontakt z reprezentantami Klienta, konta osób upoważnionych i obsługa relacji biznesowej, gdy osoba nie jest stroną umowy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest komunikacja z Klientem i zapewnienie jego upoważnionym osobom bezpiecznego dostępu. Ta podstawa nie zastępuje podstawy przetwarzania danych operacyjnych przez pracodawcę.
- Rozliczenia, rachunkowość, wykonanie obowiązków podatkowych, odpowiedzi organom i realizacja praw osoby — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka, dochodzenie i obrona roszczeń, podstawowe statystyki niezawierające treści tras oraz rozwój stabilności produktu — uzasadniony interes z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z uwzględnieniem praw i oczekiwań osoby.
- Marketing elektroniczny nie jest obecnie prowadzony. Jeżeli powstanie, otrzyma odrębną, dobrowolną zgodę, możliwość równie łatwego wycofania i oddzielną informację.
5. Dobrowolność i konsekwencje niepodania danych
Dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do utworzenia konta, zabezpieczenia dostępu lub wykonania konkretnej funkcji. Bez nich nie można zawrzeć lub wykonać odpowiedniej części umowy.
Dane opcjonalne nie są warunkiem podstawowego konta. Dokładna lokalizacja, głos i integracje pozostają domyślnie wyłączone i wymagają osobnej konfiguracji Organizacji oraz uprawnień urządzenia, jeżeli funkcja zostanie uruchomiona.
6. Odbiorcy i podmioty przetwarzające
Dostęp otrzymują wyłącznie upoważnione osoby TALITHA, właściwi Użytkownicy Klienta, dostawcy infrastruktury działający na polecenie oraz podmioty uprawnione przepisami. Zakres jest ograniczony do celu i roli.
dhosting.pl Sp. z o.o., ul. Pamiętna 14B/2, 02-972 Warszawa, zapewnia hosting w Polsce (EOG), chroniony runtime z syntetycznymi danymi operacyjnymi i skrzynki [email protected] oraz [email protected]. Dostawca obsługuje również dane techniczne połączeń i dostarczenia poczty.
Wiadomości wysłane na [email protected], w tym treść, załączniki i dane nadawcy, są przekazywane do konta Gmail operatora. Google otrzymuje więc korespondencję. Jest to konsumencka usługa Gmail, a nie Google Workspace objęty naszą umową powierzenia. Google określa swoją rolę i zasady w regulaminie i polityce prywatności usług konsumenckich.
Nie przesyłaj zwykłą pocztą haseł, kodów dostępu ani pełnej dokumentacji kierowców i tras. Do kontaktu zwykle wystarczy opis problemu i identyfikator zgłoszenia. Zgłoszenie dotyczące praw osoby można również wysłać na adres pocztowy administratora.
Skrzynka systemowa jest przygotowana i przeszła test SMTP, ale wysyłka z aplikacji nie została jeszcze aktywowana. Rzeczywiste płatności, dokumenty sprzedaży, AI i mapy także pozostają wyłączone. Przed ich uruchomieniem informacja o dostawcach i transferach zostanie uzupełniona.
Produkcyjna konfiguracja ochrony haseł korzysta z Pwned Passwords (Have I Been Pwned). Aplikacja sprawdza znane naruszenia przez wysłanie z serwera pierwszych pięciu znaków skrótu SHA-1 nowego hasła. Nie wysyła w tym zapytaniu samego hasła, całego skrótu, adresu e-mail ani identyfikatora konta. Dostawca i jego infrastruktura otrzymują dane techniczne połączenia serwera. Zasady usługi: https://haveibeenpwned.com/privacy.
7. Transfery poza EOG
Hostowanie aplikacji na dHosting w Polsce nie oznacza, że cała korespondencja pozostaje w EOG. Konsumencki Gmail może przetwarzać ją w innych krajach zgodnie z polityką Google. Nie deklarujemy dla tej skrzynki umowy Workspace ani wyłącznego regionu EOG. Informacje Google o odbiorcach i zabezpieczeniach są dostępne pod https://policies.google.com/privacy?hl=pl; pytania o konkretny przepływ można kierować do nas.
Przed powierzeniem rzeczywistych danych klientów dalszym dostawcom wymagane są ustalenie ich ról, właściwa umowa i — jeżeli występuje transfer — podstawa z rozdziału V RODO oraz ocena zabezpieczeń. Sama nazwa dostawcy, adres serwera lub ogólna zgoda nie dowodzą spełnienia tych warunków.
8. Okresy przechowywania
- Konto i korespondencja — przez czas niezbędny do obsługi relacji lub zgłoszenia, a dalej tylko w niezbędnym zakresie i przez właściwy okres obowiązku prawnego albo dochodzenia lub obrony roszczeń. Kategorie i okresy produkcyjnej retencji, w tym poczty, logów i backupu, są jeszcze uzgadniane; nie deklarujemy niewdrożonego automatycznego usuwania.
- Dane powierzone Organizacji — według udokumentowanych instrukcji właściwego administratora i umowy powierzenia. Nowa kopia JSON obejmuje zakres uprawnień właściciela, który ją zlecił. Może pomijać prywatne trasy innych osób i powiązane rozliczenia; nie jest pełną kopią organizacji do odtworzenia. Archiwalne pełne eksporty wymagają uprawnienia do całej zawartej treści. Zamknięcie organizacji przełącza ją w odczyt i nie usuwa ani nie anonimizuje danych. Te funkcje nie zastępują obsługi indywidualnego żądania osoby ani wykonania obowiązków zwrotu lub usunięcia danych powierzonych.
- Dokumentacja rozliczeniowa i dowody obowiązków prawnych — przez okres wymagany właściwymi przepisami. Materiał potrzebny do roszczeń — do upływu odpowiednich terminów przedawnienia.
- Sesja — standardowo 120 minut bezczynności; świadomie wybrane „Zapamiętaj mnie” ustawia cookie na 400 dni, chyba że zostanie wcześniej unieważnione. Wygaśnięcie dostępu nie oznacza natychmiastowego fizycznego skasowania wiersza sesji.
- Nagranie głosowe po aktywacji — zgodnie z polityką Organizacji, nie dłużej niż 24 godziny od przyjęcia; transcript nie jest utrwalany jako osobny artefakt przez rdzeń capture. Wycofanie zgody uruchamia wcześniejsze usunięcie pliku.
- Plik importu i przejściowy payload po aktywacji — standardowo 24 godziny, maksymalnie 7 dni przy jawnej konfiguracji; trwała pozostaje minimalna historia pochodzenia, wynik i audyt.
- Raporty, rewizje, zamknięcia i audyt chronią odtwarzalność historii i nie są nadpisywane zwykłą edycją. Ten mechanizm nie uzasadnia bezterminowego przechowywania ani odmowy prawa usunięcia. Dalsza retencja wymaga odrębnej, właściwej podstawy, minimalizacji i ograniczenia dostępu.
- Logi techniczne — możliwie krótko, według zatwierdzonego harmonogramu operacyjnego; nie mogą zawierać pełnych adresów, współrzędnych, audio, transcriptów, tokenów lub treści raportu.
9. Prawa osoby
W zależności od podstawy i okoliczności przysługują prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu wobec uzasadnionego interesu oraz wycofania zgody bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.
Żądanie można wysłać na [email protected] lub adres siedziby. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca od otrzymania. Ze względu na złożoność lub liczbę żądań termin można przedłużyć najwyżej o kolejne dwa miesiące, informując o tym i przyczynie w pierwszym miesiącu. Przy uzasadnionych wątpliwościach co do tożsamości prosimy tylko o dodatkowe dane niezbędne do jej potwierdzenia.
Obsługa jest co do zasady bezpłatna. Ewentualna uzasadniona opłata lub odmowa dotyczą wyłącznie przypadków przewidzianych w art. 12 ust. 5 RODO; administrator musi wykazać ich przesłanki. Informacja o odmowie wskazuje przyczyny, możliwość skargi do organu oraz ochrony przed sądem.
Można złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Skorzystanie z prawa nie może prowadzić do ujawnienia danych innej osoby lub Organizacji ani naruszać prawnych obowiązków retencji.
10. Automatyczne decyzje i profilowanie
KilometrIQ nie podejmuje wobec osoby decyzji wywołującej skutki prawne lub podobnie istotne wyłącznie automatycznie. Walidacje, AI, mapy i sugestie przygotowują szkic, wyliczenie według jawnej reguły albo wskazują braki; decyzja pozostaje po stronie uprawnionego człowieka.
11. Bezpieczeństwo i minimalizacja
Stosowane środki obejmują rozdzielenie danych organizacji, kontrolę ról, ponowne potwierdzenie tożsamości przy wrażliwych operacjach, szyfrowanie wybranych pól i sesji, prywatne pliki, krótkie linki do pobrania, ograniczenia prób oraz historię decyzji i korekt. Aktywne kopie zapasowe i potwierdzone odtwarzanie produkcyjne są jeszcze przygotowywane.
Bezpieczeństwo jest procesem zależnym od ryzyka. Klient również chroni konta, urządzenia i uprawnienia, usuwa dostęp byłych pracowników i zgłasza incydenty bez zbędnej zwłoki.
12. Usługa biznesowa i osoby małoletnie
KilometrIQ nie jest kierowany do dzieci ani konsumentów. Konta mogą zakładać wyłącznie osoby pełnoletnie działające zawodowo lub z upoważnienia Klienta.
13. Zmiany i kontakt
Istotna zmiana zakresu, celu, providera, transferu lub retencji otrzyma nową wersję dokumentu. Jeżeli zmiana wpływa na rolę Klienta albo wymaga nowej instrukcji lub zgody, odpowiednia funkcja pozostanie wyłączona do spełnienia warunku.
Kontakt w sprawach RODO i prywatności: [email protected].
Potrzebujesz kopii, którą można zachować niezależnie od strony?
Otwórz wersję TXT