Polityka prywatności i informacja RODO KilometrIQ

TALITHA Piotr Szczerbowski, ul. Kościelecka 12, 32-600 Oświęcim, Polska, przedsiębiorca wpisany do CEIDG, NIP 5492104876, REGON 121187430, jest administratorem danych potrzebnych do prowadzenia strony, kont, korespondencji, zawierania i obsługi własnych umów, rozliczeń i bezpieczeństwa. Kontakt w sprawach prywatności i praw osoby: [email protected] lub wskazany adres pocztowy. Nie wyznaczono inspektora ochrony danych; zgłoszenia obsługuje bezpośrednio administrator.

Administratorem ewidencji pracowników, kierowców, pojazdów i przejazdów jest właściwy Klient, np. pracodawca, albo podmiot, na którego polecenie Klient działa. W tym zakresie TALITHA jest procesorem lub dalszym procesorem: utrzymuje usługę i wykonuje udokumentowane instrukcje. Umowa powierzenia opisuje tę rolę. Jedna osoba może jednocześnie mieć własne konto i występować w ewidencji Klienta; te zakresy są rozpatrywane oddzielnie, bez odsyłania jej w sprawach, za które odpowiada TALITHA.

Podział obowiązków rozliczeniowych nie zmienia ról wynikających z RODO. TALITHA odpowiada za własne obowiązki administratora i procesora; określenie produktu jako narzędzia nie przenosi ich na Użytkownika. Klient decyduje o potrzebie udziału księgowego, podstawie udostępnienia oraz zakresie jego dostępu. Rola tej osoby lub biura w ochronie danych wynika z rzeczywistych czynności i właściwej umowy, nie z nazwy roli w aplikacji. Nadanie dostępu nie zezwala TALITHA na ujawnianie danych innym podmiotom ani na własne analizy podatkowe ewidencji.

Nie kupujemy baz kontaktowych ani nie łączymy aktywności z reklamowymi profilami innych stron. Gdy korzystasz z klucza dostępu odblokowanego odciskiem palca lub rozpoznaniem twarzy na urządzeniu, KilometrIQ nie otrzymuje tego obrazu ani wzorca biometrycznego; otrzymuje wynik uwierzytelnienia i dane techniczne klucza.

Publiczna prezentacja, poradnik i syntetyczne demo nie wymagają konta, nie uruchamiają sesji aplikacyjnej i nie służą przyjmowaniu rzeczywistych ewidencji. Ograniczenie środowiska testowego do danych syntetycznych nie oznacza, że rzeczywista korespondencja lub dane logowania przestają podlegać ochronie.

Nie prowadzimy marketingu elektronicznego ani reklamowego profilowania. Ewentualny przyszły marketing będzie wymagał osobnej informacji i zgody tam, gdzie wymaga jej prawo, z prostym sposobem wycofania. Przyjęcie regulaminu nie oznacza zgody marketingowej. Wiadomości weryfikacyjne, reset hasła, zaproszenia i informacje o usłudze nie są newsletterem.

Cele i podstawy przetwarzania ewidencji Klienta określa jej administrator. Nasza podstawa prowadzenia konta nie zastępuje podstawy monitorowania pracownika ani rozliczania prywatnego pojazdu przez pracodawcę.

Do danych mają dostęp osoby upoważnione, właściwi Użytkownicy Organizacji oraz dostawcy niezbędnych usług w zakresie swoich ról. Dane mogą otrzymać organy uprawnione przepisami, uprawniony odbiorca wskazany przez osobę lub administratora oraz związani poufnością doradcy przy konkretnej sprawie. Nie przyznajemy dowolnego dostępu całemu personelowi.

dhosting.pl Sp. z o.o., ul. Pamiętna 14B/2, 02-972 Warszawa, zapewnia hosting aplikacji, bazy, plików, kopii oraz skrzynek pocztowych w Polsce, na podstawie umowy powierzenia zawartej z TALITHA. Przechowuje również potrzebne dane techniczne połączeń i poczty.

Nadawcą wiadomości aplikacji jest [email protected], a adresem odpowiedzi i zgłoszeń [email protected] w dHosting. Kopie wiadomości przychodzących na kontakt są automatycznie przekazywane do zwykłego, bezpłatnego konta Gmail operatora. Obejmuje to dane nadawcy, temat, treść, historię odpowiedzi i załączniki, jeżeli znajdują się w wiadomości. Ten przepływ nie ogranicza się do alarmów technicznych.

Google otrzymuje zatem korespondencję i dane jej dostarczenia. Usługodawcą Google dla użytkowników w EOG jest Google Ireland Limited, Irlandia; przetwarzanie podlega także własnym warunkom i polityce Google. Korzystamy z konsumenckiego Gmaila, bez umowy Google Workspace. Google nie oferuje umowy powierzenia dla konsumenckiego Gmaila i wskazuje, że nie działa w tej usłudze jako procesor. Nie przedstawiamy tego konta jako podprocesora powierzonych ewidencji na podstawie umowy Workspace. Warunki konsumenckiego Gmaila, usługodawca Google, polityka prywatności Google.

Na kontakt przesyłaj tylko informacje potrzebne do rozpoczęcia sprawy. Nie dołączaj pełnych raportów tras, ewidencji pracowników ani dokumentów tożsamości. Dla potrzebnego szerszego zakresu uzgadniamy odrębny bezpieczny sposób przekazania. Prośba o minimalizację nie jest filtrem: załącznik wysłany na kontakt również może trafić do Gmaila. Jeżeli otrzymamy zbędne lub powierzone dane, oceniamy zakres, dalsze użycie, usunięcie obu kopii i wymagane zawiadomienia. Prawa osoby dotyczą także tej korespondencji.

Chroniony runtime przyjmuje wyłącznie dane syntetyczne; zawieranie umów produkcyjnych pozostaje niedostępne. Przed obsługą rzeczywistych ewidencji Klientów konieczne jest zapewnienie warunków dalszego powierzenia i transferów również dla danych zawartych w zgłoszeniach. Sam opis Gmaila ani wysłanie wiadomości nie zastępuje tych warunków lub wymaganej podstawy. Minimalne alarmy operatora nie zawierają tras, treści zgłoszeń ani sekretów.

Do monitorowania dostępności wykorzystujemy infrastrukturę OVHcloud w EOG, przeznaczoną do minimalnych stanów działania oraz konfiguracji monitoringu operatora. Nie jest odbiorcą kopii ewidencji lub bazy Klientów w obecnym standardowym profilu. Przeniesienie tam aplikacji lub backupów wymaga wcześniejszej zmiany informacji i właściwych umów.

Odbiorca wiadomości korzysta z wybranego przez siebie dostawcy poczty. Wysyłka na jego wskazany adres wiąże się z przekazaniem temu dostawcy niezbędnej treści i danych dostarczenia. Wiadomości systemowe ograniczamy do celu, bez pełnych raportów, śledzenia otwarć i reklamowych pikseli. Zabezpieczenie połączenia z naszym SMTP nie jest obietnicą szyfrowania całej drogi wiadomości aż do urządzenia odbiorcy.

Kontrola haseł: Pwned Passwords, prowadzony przez Superlative Enterprises Pty Ltd w Australii, pozwala wykrywać hasła znane z wycieków. Zapytanie z naszego serwera zawiera pierwszych pięć znaków skrótu SHA-1 sprawdzanego hasła. Nie wysyłamy hasła, pełnego skrótu, adresu e-mail, identyfikatora konta ani IP urządzenia Użytkownika. Porównanie pozostałej części odbywa się po naszej stronie. Dostawca i jego infrastruktura otrzymują techniczne dane połączenia serwera; nie zapewniamy, że cały ten ruch jest obsługiwany w EOG. Szczegóły: opis API i polityka dostawcy.

Hosting ewidencji i kopii aplikacji w dHosting jest w Polsce. Nie zapewniamy, że cała korespondencja i jej kopie pozostają w EOG. Google korzysta z infrastruktury na świecie, w tym w USA. W swojej informacji o transferach wskazuje decyzje o odpowiednim stopniu ochrony, uczestnictwo Google LLC i objętych nim podmiotów w EU–US Data Privacy Framework oraz standardowe klauzule, gdy są wymagane. Szczegóły i sposób uzyskania kopii klauzul: zasady transferów Google. To opis mechanizmów wskazanych przez Google, a nie oświadczenie TALITHA o zawarciu umowy Workspace lub własnych standardowych klauzul dla Gmaila.

Nowy przepływ obejmujący dane Klienta wymaga przed uruchomieniem ustalenia roli, odbiorcy, państwa, podstawy transferu i dostępu do kopii właściwych zabezpieczeń. Obejmuje to dostęp zdalny. Upoważnienie do podpowierzenia, obowiązki art. 28 i podstawa transferu są odrębnymi wymaganiami. Kontakt w sprawie obecnych odbiorców i zabezpieczeń: [email protected] lub adres pocztowy TALITHA.

Dostawcy nieaktywnych płatności, formalnych dokumentów sprzedaży, AI i map nie otrzymują danych przez samą zapowiedź funkcji. Przed odrębnym uruchomieniem przekazujemy właściwą informację.

Usuwamy dane, gdy ustaje właściwy cel i podstawa. Terminu nie przedłuża automatycznie utworzenie kolejnej kopii lub nowego numeru zgłoszenia. Poniższe okresy dotyczą własnej roli TALITHA; ewidencję Klienta opisuje § 6.

Wiersze dotyczące logów aplikacji nie deklarują kontroli nad odrębnymi obowiązkami dostawcy infrastruktury jako samodzielnego administratora jego własnych danych rozliczeniowych i ochronnych. Dla danych przetwarzanych na nasze zlecenie ustalamy zgodne terminy i wymagamy ich wykonania także u podprocesora. Informację o zakresie konkretnego odbiorcy i realizacji prawa można uzyskać pod naszym adresem kontaktowym.

Terminy korespondencji dotyczą kopii w dHosting i Gmailu, również załączników oraz kopii w folderach wysłanych i koszu pod naszą kontrolą. Ich usunięcie jest odrębną czynnością od usunięcia rekordu w KilometrIQ. Nie wystawiamy potwierdzenia usunięcia ze skrzynki na podstawie samego cleanup aplikacji. Retencja 14 dni w tabeli dotyczy kopii zapasowych KilometrIQ; nie jest zapewnieniem identycznego terminu w systemach Google. Google opisuje własne terminy i opóźnienie usuwania kopii w swojej polityce retencji. Nie przedłuża to terminu korzystania z korespondencji przez TALITHA.

Przy konieczności zachowania dowodu sporu lub incydentu ograniczamy dane do tego dowodu, zapisujemy podstawę, ograniczamy użycie i przeglądamy potrzebę co najmniej raz w roku. Nie utrzymujemy całego konta lub Organizacji „na wszelki wypadek”. Zasadny obowiązek ograniczenia ma pierwszeństwo przed rutynowym usunięciem danych potrzebnych osobie do dochodzenia roszczeń. Awaria mechanizmu usuwania wymaga usunięcia zaległości i oceny skutków, nie nadaje nowej podstawy przechowywania.

Właściwy administrator wskazuje cel i okres albo kryterium końca dla rodzaju dokumentacji, uwzględniając jej rzeczywiste zastosowanie. Inny termin może dotyczyć operacyjnego przejazdu, dokumentacji podatkowej, rozliczenia pracownika i prywatnej trasy. Nie stosujemy jednego automatycznego „5 lat” ani bezterminowej retencji do całego zbioru.

Trwałe rewizje, zamknięcia i audyt nie są nadpisywane zwykłą edycją, ale nadal podlegają ocenie retencji, prawom osoby i usunięciu. Historia jest zabezpieczeniem dowodowym, a nie wyjątkiem od RODO. Administrator przekazuje instrukcję przed rzeczywistym użyciem Organizacji, a TALITHA wykonuje ją w granicach powierzenia.

Raporty i kopie przygotowane do pobrania są plikami roboczymi do 7 dni; nie jest to termin ważności całej ewidencji. Dane przekazane do wsparcia usuwamy do 30 dni po zakończeniu sprawy lub wcześniej według instrukcji. Nagranie po osobnym uruchomieniu funkcji może istnieć najwyżej 24 godziny, a plik importu standardowo 24 godziny, najwyżej 7 dni przy odrębnej konfiguracji. Dane poprawnie zapisanej ewidencji mają swój własny termin.

Po zakończeniu umowy dane są dostępne do odbioru przez 30 dni na zasadach regulaminu; następnie usuwane aktywnie, a ich pozostałości w kopiach w ciągu dalszych 14 dni. Zgodna z prawem instrukcja wcześniejszego usunięcia, wyjątek ustawowy i przeniesienie do innego dostawcy podlegają umowie powierzenia. Potwierdzenie wskazuje faktycznie wykonany zakres i termin wygaśnięcia kopii, nie tylko wyłączenie dostępu do panelu.

Własna kopia danych konta i zwykły eksport właściciela Organizacji mogą mieć ograniczony zakres. Nie zastępują pełnej odpowiedzi na indywidualne żądanie osoby ani zwrotu wszystkich powierzonych danych uprawnionemu administratorowi. Przy takim żądaniu stosujemy osobną procedurę.

Zależnie od podstawy i sytuacji przysługują prawa dostępu i otrzymania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia oraz przenoszenia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu z przyczyn związanych z Twoją sytuacją. Wtedy przestajemy przetwarzać w tym celu, chyba że wykażemy wymagane prawem nadrzędne podstawy lub podstawy dotyczące roszczeń. Wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw nie wymaga uzasadnienia. Zgodę, jeżeli jest właściwą podstawą, można wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

Napisz na [email protected] lub adres pocztowy. Nie musisz mieć konta, powoływać artykułu ani korzystać z gotowego formularza. Wskaż, czego dotyczy sprawa i jaki jest dogodny sposób odpowiedzi. Nie dołączaj z góry kopii dowodu tożsamości, haseł, kodów MFA ani pełnych ewidencji. Przy uzasadnionych wątpliwościach poprosimy tylko o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości lub umocowania i uzgodnimy bezpieczny kanał. Kopie wiadomości na ten adres trafiają również do Gmaila, zgodnie z § 4. Możesz skorzystać z adresu pocztowego TALITHA. Odpowiedź i kopię danych przekazujemy w sposób uzgodniony po sprawdzeniu właściwego odbiorcy; pełny eksport ewidencji nie jest zwykłym załącznikiem odpowiedzi z Gmaila.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Gdy złożoność lub liczba żądań uzasadnia przedłużenie, w pierwszym miesiącu informujemy o przyczynie; przedłużenie może wynieść najwyżej dalsze dwa miesiące. Złożenie żądania nie powoduje automatycznej blokady całej Organizacji ani ujawnienia cudzych danych.

Wykonując dostęp, chronimy prawa innych osób, ale nie wykorzystujemy tego do blankietowej odmowy. Przy ograniczeniu rozdzielamy samo przechowywanie od dalszych operacji i informujemy osobę przed uchyleniem ograniczenia. Przy sprostowaniu, usunięciu i ograniczeniu zawiadamiamy właściwych odbiorców, chyba że zachodzą ustawowe wyjątki, i informujemy o nich na żądanie. Usunięcie może nie obejmować koniecznego zakresu objętego obowiązkiem prawnym lub właściwą podstawą roszczeń; w odpowiedzi wskazujemy konkretną przyczynę i dalsze zasady ochrony.

Obsługa jest co do zasady bezpłatna. Opłata lub odmowa są możliwe tylko w przypadkach przewidzianych prawem, zwłaszcza przy wykazanym oczywiście nieuzasadnionym lub nadmiernym żądaniu. Nie obciążamy osoby standardowym kosztem przygotowania pierwszej kopii. Odmowa zawiera uzasadnienie i informację o skardze oraz ochronie sądowej.

Gdy chodzi o ewidencję Twojego pracodawcy lub innego Klienta, pomożemy ustalić administratora i przekażemy mu właściwy zakres. Nie odsyłamy Cię bez odpowiedzi w sprawie własnego konta, korespondencji lub innych danych administrowanych przez TALITHA.

Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: informacje i aktualne sposoby kontaktu na uodo.gov.pl. Zachowujesz prawo do sądu. Umowny limit odpowiedzialności B2B nie ogranicza Twoich praw jako osoby, której dane dotyczą.

Dane potrzebne do konkretnej funkcji są oznaczane jako wymagane. Bez adresu e-mail i zabezpieczeń nie można prowadzić konta, a bez niezbędnych danych umowy lub rozliczenia nie można wykonać tej części usługi. Dane opcjonalne, marketing, głos lub lokalizacja nie stanowią warunku podstawowego konta. Podstawę obowiązku przekazania danych pracowniczych wyjaśnia właściwy administrator tej ewidencji.

Nie podejmujemy wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących wobec osoby skutki prawne lub podobnie istotnie na nią wpływających. Kontrole techniczne, wyliczenia i sugestie wspierają uprawnioną osobę; nie zastępują decyzji kadrowej lub podatkowej. Klient organizuje rzeczywistą weryfikację przez upoważnioną osobę przed wykorzystaniem wyniku do wypłaty, oceny pracownika lub rozliczenia. Status techniczny nie jest decyzją TALITHA o prawach pracownika. Nie prowadzimy profilowania reklamowego.

Stosujemy kontrolę dostępu, oddzielenie Organizacji, ochronę historycznej prywatnej treści, prywatne pliki, szyfrowanie wybranych danych i sesji, ochronę transmisji webowej, ograniczenia prób, historię decyzji, kopie i procedury odtwarzania. Standardowa kopia na dHosting jest przechowywana na tym samym koncie co aplikacja; nie deklarujemy odporności na jednoczesną utratę całej infrastruktury i jej kopii. Bezpieczeństwo wymaga bieżącej oceny i działań, nie jest gwarancją braku każdego incydentu. Użytkownik również chroni konto i urządzenia.

Niezbędne mechanizmy sesji i dobrowolny publiczny ekran offline opisuje osobna polityka cookies. Nie dodajemy reklamowych lub analitycznych trackerów bez wcześniejszej informacji i wymaganej uprzedniej zgody.

Istotna zmiana celów, odbiorców, retencji lub sposobu przetwarzania otrzymuje nową wersję informacji. Przekazujemy ją w sposób odpowiedni do zmiany i uzyskujemy nowe instrukcje lub zgody, jeżeli są wymagane. Informacja o prywatności nie jest oświadczeniem o rezygnacji z praw ani akceptacją ograniczeń odszkodowania. Prawa z RODO, w tym roszczenia z art. 82, zachowują ustawowy zakres.

Sama aktualizacja dokumentu nie legalizuje wcześniejszego przepływu ani nie zmienia podstawy przetwarzania danych wstecz.

Kontakt dotyczący tej informacji: [email protected].